Digitaliza partes, presupuestos y proveedores para controlar cada obra.
En una constructora, el margen no se gana solo en la oferta: se gana o se pierde en la obra, día a día, en las horas imputadas, en el material que entra, en el precio que cierra cada subcontrata y en la certificación que se emite a tiempo. Y casi todo eso viaja en papel, en partes escritos a boli a pie de tajo, en albaranes que se traspapelan y en un Excel de costes que siempre va con una semana de retraso respecto a lo que pasa de verdad en el tajo.
La automatización de procesos con IA no sustituye al jefe de obra ni al aparejador: ordena y acelera todo lo administrativo que hoy los distrae de dirigir la obra. Digitaliza el parte de trabajo desde el móvil, cruza horas y materiales contra el presupuesto en tiempo real, avisa cuando una partida se dispara, prepara la certificación mensual y persigue los albaranes y las facturas de proveedor sin que nadie tenga que acordarse.
Trabajamos con constructoras de edificación y obra civil, empresas de reformas integrales, promotoras que subcontratan la ejecución y contratas especializadas (estructura, instalaciones, cerramientos). En todas el patrón se repite: muchas obras abiertas a la vez, muchos operarios y subcontratas, mucho documento y un control de costes que llega tarde para corregir la desviación.
El día arranca a pie de obra: reparto de tajos, control de qué operarios y qué subcontratas están presentes, recepción de camiones de material y firma de albaranes. El encargado apunta las horas y los avances en un parte de papel que, con suerte, llega a oficina técnica al final de la semana. Mientras, entran incidencias —una partida que no estaba prevista, un retraso de suministro, una modificación del cliente— que hay que documentar con fotos y que muchas veces se quedan en un grupo de WhatsApp.
En oficina, el trabajo es de reconstrucción: pasar los partes al ERP, cuadrar horas con el TC del mes, casar albaranes con pedidos y con facturas de proveedor, actualizar el estado de las certificaciones y preparar el presupuesto de la próxima oferta en Presto o Arquímedes. Cada obra tiene su carpeta, su comparativo de subcontratas, su planning y su expediente de PRL, y la información salta de la libreta al Excel, del Excel al ERP y del ERP al correo.
El resultado es un desfase permanente entre lo que ocurre en la obra y lo que ve dirección. Cuando el control de costes detecta que una obra se está comiendo el margen, el sobrecoste ya se ha producido; cuando falta un albarán o un certificado de PRL, aparece justo el día de la inspección; y la certificación mensual se emite tarde porque siempre falta cerrar mediciones o conseguir la conformidad de algún parte.
El encargado apunta horas, avances e incidencias en un parte de papel que tarda días en llegar a oficina. Para cuando se pasa al sistema, la información ya no sirve para corregir nada: se usa para facturar, no para dirigir la obra. Y siempre falta algún dato o una firma.
El coste real de cada obra —horas, material, subcontratas, maquinaria— se consolida en un Excel que va con retraso. Cuando se detecta que una partida se ha disparado o que la obra ha entrado en pérdidas, el sobrecoste ya está ejecutado y no hay margen de reacción.
Los albaranes se firman en obra y se acumulan en la cabina o en el bolsillo del encargado. Casarlos con el pedido y con la factura del proveedor es un puzle manual: se cuelan cobros de material no recibido, dobles facturaciones y precios distintos a los pactados.
Cada obra maneja varias subcontratas con su comparativo, su contrato, su precio cerrado y su documentación de estar al corriente. Sin un sistema, se pierde el hilo de qué se pactó con cada una, se aprueban certificaciones por encima de lo contratado y se trabaja con subcontratas sin la documentación de PRL al día.
La certificación mensual depende de cerrar mediciones, conseguir la conformidad de los partes y cuadrarla contra el presupuesto y lo ya certificado. Hacerlo a mano retrasa el cobro al cliente, genera discrepancias en las mediciones y consume días de oficina técnica cada fin de mes.
El plan de seguridad, las evaluaciones de riesgos, la coordinación de actividades empresariales (CAE) y los certificados de cada subcontrata viven en carpetas distintas. Cuando llega la inspección o entra una nueva empresa a la obra, comprobar que todo está en regla es una carrera contrarreloj.
El encargado registra desde el móvil, incluso sin cobertura, las horas de cada operario, los avances por partida, la maquinaria empleada y las incidencias con foto. Al sincronizar, el parte llega a oficina al instante y alimenta el control de costes y la certificación sin volver a teclear nada.
Cada parte, albarán y factura de subcontrata se imputa a su obra y a su partida, y se cruza contra el presupuesto de venta. Dirección ve en todo momento el coste real frente al previsto, obra a obra, sin esperar al cierre de mes.
Cuando una partida o una obra supera el umbral que definas (por ejemplo, un 90% del coste previsto), el sistema avisa por email o WhatsApp al jefe de obra y a dirección, para actuar mientras aún hay margen de reacción.
A partir de las mediciones y de tu base de precios en Presto o Arquímedes, se prepara el presupuesto y el documento de oferta con el formato de la empresa, listo para revisar y enviar, reduciendo el tiempo de preparación de cada licitación.
Con las mediciones ejecutadas y los partes conformados, el sistema calcula la certificación mensual contra el presupuesto y lo ya certificado, genera el documento y lo deja listo para firma, acortando el cierre de mes y el cobro al cliente.
Los pedidos de material se generan y envían al proveedor, y a la llegada del camión el albarán se firma digitalmente y se casa automáticamente con el pedido. Se detectan diferencias de cantidad o precio antes de que lleguen a facturarse.
La factura del proveedor se cruza con su pedido y sus albaranes: si cuadra, sigue el flujo de aprobación; si no, se bloquea y se avisa. Se acaban los pagos por material no recibido y las dobles facturaciones.
Cada subcontrata tiene su precio contratado, su contrato firmado digitalmente y el control de lo certificado frente a lo pactado. El sistema avisa si una certificación supera lo contratado y controla que su documentación esté al día antes de dejarla entrar a obra.
Recopilación y control automático de la documentación de PRL: plan de seguridad, aptitudes, formación, certificados de estar al corriente de cada subcontrata. El sistema avisa de lo que caduca y bloquea el acceso a obra de empresas con documentación incompleta.
Albaranes, contratos de subcontrata, comparativos aprobados y actas se firman digitalmente desde el móvil o el ordenador, quedan archivados en la carpeta de su obra con fecha y trazabilidad, y dejan de perderse en papel.
El sistema controla los hitos de facturación de cada obra y contrato, genera la factura cuando se cumple el hito o se aprueba la certificación, y persigue el cobro con recordatorios automáticos al cliente.
Comunicaciones automáticas a operarios y encargados: reparto de tajos del día, cambios de obra, recordatorios de reconocimientos médicos y de formación de PRL, todo por el canal que ya usan (WhatsApp o SMS).
Las incidencias, imprevistos y cambios solicitados por el cliente se registran con foto y ubicación desde obra, se valoran y quedan documentados para justificar el precio contradictorio o la modificación de contrato.
Un cuadro de mando único con el estado de cada obra: avance, coste real frente a previsto, margen, certificaciones pendientes, facturación e incidencias abiertas, actualizado solo para que dirección decida con datos de hoy, no del mes pasado.
El control de costes en tiempo real y las alertas de desviación permiten corregir mientras la obra está en marcha, no en el cierre. El sobrecoste se detecta cuando todavía se puede evitar.
Partes que se pasan solos, certificaciones que se calculan automáticamente y albaranes que se casan sin teclear liberan a aparejadores y jefes de obra para dirigir la obra en lugar de reconstruirla en Excel.
Certificaciones cerradas a tiempo y facturación por hitos automática acortan los días entre ejecución y cobro, mejorando la tesorería de la empresa.
Precios respetados, albaranes casados y documentación al día evitan sobrecostes de compra, pagos indebidos y trabajar con subcontratas sin PRL en regla.
La documentación de PRL y la coordinación de actividades empresariales siempre completas y avisando de vencimientos convierten la inspección en un trámite en lugar de una carrera.
Un panel único con el estado real de todas las obras da a dirección la foto que antes tardaba una semana en cuadrar, para decidir dónde reforzar y qué obra vigilar.
Conectamos con las herramientas habituales en constructoras:
Cuéntanos cuántas obras llevas abiertas y con qué ERP trabajas y te diremos qué automatizar primero para digitalizar los partes y ver el coste real de cada obra en tiempo real. Auditoría gratuita, sin compromiso.
Sí. La app guarda el parte en el móvil y lo sincroniza en cuanto hay conexión. El encargado registra horas, avances por partida, maquinaria e incidencias con foto sin depender de la cobertura del tajo.
En la mayoría de casos sí. Nos conectamos con los ERP del sector y con Presto o Arquímedes vía API, importación de mediciones o ficheros estándar, para que partes, costes y certificaciones circulen sin volver a teclear.
Cada parte, albarán y factura de subcontrata se imputa a su obra y a su partida y se cruza contra el presupuesto de venta. Dirección ve el coste real frente al previsto en cualquier momento, sin esperar al cierre de mes.
Sí. Con las mediciones ejecutadas y los partes conformados, calcula la certificación contra el presupuesto y lo ya certificado, y deja el documento listo para firmar y enviar al cliente, acortando el cierre de mes.
Sí. Recopila y vigila la documentación de PRL y la coordinación de actividades empresariales (CAE): avisa de lo que caduca y puede bloquear el acceso a obra de una empresa con documentación incompleta.
El albarán se firma digitalmente en obra y se casa automáticamente con el pedido; después, la factura del proveedor se cruza con pedido y albaranes. Si algo no cuadra en cantidad o precio, se bloquea y se avisa antes de pagar.
Se pueden incorporar en cualquier momento. Cargamos su presupuesto y lo ya certificado como punto de partida y, a partir de ahí, los partes y albaranes nuevos alimentan el control de costes y las certificaciones.
No. El parte digital está pensado para rellenarse en un par de minutos desde el móvil, con la obra y las partidas ya cargadas. La curva de aprendizaje es de días, no de semanas.
Los partes de obra digitales y el control de costes básico pueden estar operativos en 2-4 semanas. Un proyecto más completo con certificaciones, casación de albaranes y CAE suele tardar entre 6 y 10 semanas, con entregas parciales por bloques.
Recomendamos empezar por los partes de obra digitales y el control de costes, que es lo que más margen protege. Con eso funcionando y aportando datos, se decide qué automatizar después: certificaciones, compras o PRL.
Sí. El enfoque es el mismo —partes, costes por obra, subcontratas, certificaciones y PRL— y se ajusta a la casuística de cada tipo de obra, ya sea edificación, obra civil o reforma integral.
Depende del número de obras, de operarios y de los procesos que automatices. La mayoría de proyectos se amortizan en pocos meses solo con las desviaciones evitadas y las horas de oficina técnica liberadas. Tras la auditoría gratuita entregamos un presupuesto cerrado.
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