Automatiza documentación técnica, ofertas y gestión de proyectos.
En una ingeniería, el margen de un proyecto se decide mucho antes de pisar la obra: se decide en la oferta. Preparar un presupuesto técnico serio implica revisar planos, cruzar mediciones, pedir precios a proveedores, redactar la memoria y montar un PDF impecable. Días de trabajo de un ingeniero senior que, mientras oferta, no está produciendo. Y cuando la oferta llega tarde o incompleta, la licitación se pierde por una fecha, no por capacidad técnica.
La automatización de procesos con IA no sustituye el criterio del ingeniero —eso es lo que vendes—, sino todo el aparato administrativo que lo rodea: generar la oferta a partir de plantillas y precios actualizados, vigilar los plazos de las licitaciones, ordenar la documentación técnica del proyecto, controlar las horas imputadas, facturar por hitos y no olvidar ni una legalización ni una renovación de certificación.
Trabajamos con ingenierías industriales, civiles y de instalaciones: oficinas técnicas, estudios de proyectos, empresas de mantenimiento e ingenierías llave en mano. En todas se repite el mismo cuello de botella: pocos técnicos muy cualificados dedicando una parte enorme de su tiempo a tareas de gestión que un flujo bien montado hace solo.
El día en una oficina técnica se reparte entre el trabajo de proyecto —cálculo, diseño en AutoCAD, memorias, direcciones de obra— y una capa administrativa que no para de crecer: contestar peticiones de oferta, pedir presupuestos a subcontratas y proveedores, actualizar el Microsoft Project o el Monday del proyecto, imputar horas y preparar el reporting que el cliente pide cada semana.
A eso se suma el control de plazos externos que no perdonan: fechas límite de presentación en las plataformas de licitación pública, vencimientos de legalizaciones ante Industria, renovaciones de certificaciones y sellos, e inspecciones periódicas. Cada uno vive en un correo, una hoja de Excel o la cabeza de alguien, y basta que se escape uno para tener un problema serio con un cliente o con la administración.
El resultado es un equipo técnico que dedica demasiadas horas a documentar, perseguir precios y montar informes, en lugar de a la ingeniería que aporta valor. Y una dirección que no tiene, a tiempo real, ni las horas reales por proyecto ni el margen que va quedando.
Cada petición obliga a rehacer casi desde cero: buscar precios, copiar partidas de proyectos anteriores, redactar la memoria y maquetar el PDF. Cuando el volumen de peticiones sube, las ofertas se acumulan, salen tarde y algunas licitaciones se pierden solo por no llegar a fecha.
Las convocatorias públicas tienen fechas de presentación y aclaraciones que no admiten un día de retraso. Vigilarlas a mano en varias plataformas es fácil de fallar, y quedarse fuera de un concurso por un plazo es tirar semanas de preparación.
Planos, memorias, cálculos, actas, certificados y correos del mismo proyecto viven en carpetas de red, correos y ordenadores distintos, con versiones que no siempre coinciden. Localizar el documento bueno cuando lo pide el cliente o una inspección cuesta horas.
Legalizaciones ante Industria, renovaciones de certificados, inspecciones periódicas y caducidades normativas dependen de que alguien lleve el calendario en la cabeza o en un Excel. Un vencimiento olvidado puede paralizar una instalación o dejar un proyecto sin cobertura legal.
Sin un control fino de horas por proyecto, es imposible saber el margen real hasta que es tarde. Y facturar por hitos —a la entrega del proyecto básico, de ejecución, a la certificación— a mano hace que se retrasen facturas y se pierda liquidez.
Muchos clientes y direcciones de obra exigen informes de avance periódicos. Montarlos manualmente cada semana, recopilando datos de partes y del planning, se come horas del técnico más caro del equipo.
A partir de plantillas por tipo de trabajo, precios actualizados y partidas de proyectos anteriores, el sistema arma un borrador de oferta con memoria, mediciones y PDF maquetado listo para revisar. El ingeniero valida y ajusta en lugar de partir de cero.
Un flujo vigila las plataformas de licitación y las convocatorias que te interesan, extrae fechas de presentación y aclaraciones, y avisa con antelación configurable. Nada de quedarse fuera de un concurso por un plazo perdido.
Cada documento del proyecto —plano, memoria, acta, certificado— se clasifica y archiva automáticamente en su carpeta y su versión, con OCR e IA para localizar cualquier documento por contenido en segundos.
Al alcanzar un hito del proyecto (entrega de básico, ejecución, certificación, recepción), el sistema genera la factura correspondiente en tu ERP o en Holded y lanza el aviso de cobro, para no dejar hitos sin facturar.
Las horas imputadas por cada técnico se consolidan por proyecto y fase automáticamente, y se comparan con las horas ofertadas para ver el margen real en tiempo real, no al cierre.
Peticiones de precio a proveedores y subcontratas enviadas en lote, con recogida de respuestas, comparativa automática y aviso cuando falta documentación (seguros, certificados, prevención) antes de contratar.
Un calendario vivo de legalizaciones ante Industria, renovaciones de certificados, inspecciones y caducidades normativas que avisa con semanas de antelación al responsable, con el documento y el trámite asociados.
A partir de los partes de proyecto, mediciones y datos del planning, la IA redacta el borrador del informe de avance o del informe técnico, respetando tu estructura y terminología, para que el jefe de proyecto solo revise.
Al ganar un proyecto, se crea solo su estructura de carpetas, su ficha en el ERP y el planning en Microsoft Project o Monday, con hitos, responsables y documentación inicial precargada.
Cambios de normativa, caducidades de autorizaciones y fechas límite de trámites administrativos monitorizados, con aviso al equipo para que ningún proyecto se quede fuera de norma.
Las ofertas emitidas se siguen automáticamente: recordatorio al cliente si no responde, registro del estado (pendiente, ganada, perdida) y motivo, para tener un embudo comercial real de la oficina técnica.
Ofertas emitidas y ratio de éxito, horas reales frente a ofertadas por proyecto, hitos facturados y pendientes y vencimientos próximos, actualizados solos para que dirección decida con datos.
Generar los presupuestos técnicos a partir de plantillas y precios vivos reduce días de trabajo a horas, permite responder a más peticiones y llegar siempre dentro de plazo.
El seguimiento automático de licitaciones y vencimientos normativos elimina el riesgo de quedarse fuera de un concurso o de tener una instalación sin su legalización al día.
El control de horas por proyecto y la facturación por hitos dan la foto del margen en tiempo real, no cuando ya no se puede corregir.
Al quitar del medio la documentación, el reporting y la persecución de precios, los ingenieros dedican su tiempo al proyecto, que es lo que aporta valor y factura.
Toda la documentación técnica clasificada, versionada y buscable por contenido, lista para el cliente, la dirección de obra o una inspección.
Facturar cada hito en cuanto se alcanza, con aviso de cobro, evita hitos sin facturar y mejora la liquidez del estudio.
Conectamos con las herramientas habituales en ingenierías:
Cuéntanos cómo trabaja tu oficina técnica y te diremos qué procesos puedes automatizar primero para agilizar tus ofertas, controlar plazos y legalizaciones y liberar a tus ingenieros. Auditoría gratuita, sin compromiso.
Sí. Nos conectamos por API con ERPs de ingeniería y con Holded o SAP, y con las herramientas de planificación como Microsoft Project o Monday. Con AutoCAD trabajamos sobre los entregables y las mediciones; no tocamos tu forma de diseñar, automatizamos lo que rodea al proyecto.
La IA prepara el borrador —memoria, partidas, PDF— a partir de tus plantillas y precios. El ingeniero siempre revisa y valida antes de enviar. Ganas el tiempo de montar la oferta, no el criterio técnico, que sigue siendo tuyo.
Configuramos el seguimiento de las plataformas y convocatorias que te interesan, extraemos fechas de presentación y aclaraciones y programamos avisos con la antelación que decidas. Así no se pierde ningún concurso por un plazo.
Sí. Montamos un calendario vivo de legalizaciones ante Industria, renovaciones e inspecciones, con avisos anticipados al responsable y el documento del trámite asociado, para que ningún vencimiento se escape.
Sí. Cuando un proyecto alcanza un hito, se genera la factura en tu ERP o en Holded y se lanza el aviso de cobro. Evita hitos sin facturar y mejora la liquidez del estudio.
Sí. Alojamos los datos en la UE, ciframos la información y controlamos los accesos por rol. Firmamos el contrato de encargado de tratamiento y respetamos las cláusulas de confidencialidad de tus proyectos.
La generación de ofertas o el calendario de vencimientos pueden estar operativos en 2-3 semanas. Un proyecto más completo con gestión documental, control de horas y facturación por hitos suele llevar entre 4 y 8 semanas, con entregas parciales.
Sí, es lo que recomendamos: empezar por lo que más tiempo te quita y más licitaciones te hace ganar, medir el resultado y decidir después qué más automatizar.
Especialmente. Cuando el equipo es reducido, cada hora que un ingeniero no pierde en administración vale mucho. Ajustamos el alcance a tu tamaño y a los procesos que más te pesan.
La IA respeta tu estructura y terminología, y podemos definir plantillas por cliente o tipo de proyecto. Tú revisas el borrador generado en lugar de montarlo desde cero cada semana.
Depende de cuántos procesos automatices y de tu software actual. La mayoría de proyectos se amortizan en pocos meses solo con las horas de oficina técnica liberadas y las licitaciones que dejan de perderse. Te damos un presupuesto cerrado tras la auditoría gratuita.
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