Automatiza citas, presupuestos y avisos de reparación.
En un taller, el mostrador es el cuello de botella. Mientras el mecánico está bajo el elevador, el jefe de taller o el recepcionista se pasa el día al teléfono: coger la cita, llamar al cliente para autorizar una reparación que ha aparecido al desmontar, avisar de que el coche ya está listo y perseguir al que no recoge. Cada una de esas llamadas interrumpe el trabajo real y muchas se quedan sin hacer cuando entra un pico de averías.
La automatización de procesos con IA no toca la mecánica —eso lo sigue haciendo tu gente con las manos y la experiencia— sino todo lo que la rodea: reservar la cita, pasar el presupuesto, conseguir la autorización del cliente, avisar del estado de la reparación fase a fase, recordar el mantenimiento y la ITV, y traer de vuelta al que hace dos años que no aparece. Tareas repetitivas, con reglas claras, que hoy consumen a tu recepción y que un flujo bien montado hace solo, a cualquier hora.
Trabajamos con talleres de mecánica rápida, multimarca, chapa y pintura, especialistas y talleres oficiales. En todos se repite el patrón: mucho volumen de entradas y salidas de vehículos, mucha comunicación con el cliente (que además está impaciente porque necesita el coche) y un mostrador que apaga fuegos en lugar de cerrar más órdenes de reparación.
La jornada arranca con los vehículos que entran a primera hora: dar de alta la orden de reparación, apuntar el kilometraje, la matrícula y lo que dice el cliente que le pasa. Entre medias entran llamadas continuas —pedir cita, preguntar si el coche está listo, cuánto va a costar, si ha llegado el recambio— que interrumpen tanto al mostrador como al mecánico, que tiene que dejar la herramienta para contestar.
Cuando el técnico desmonta y aparece una avería que no estaba prevista, empieza el baile de llamadas: hay que localizar al cliente, explicarle el sobrecoste y esperar a que autorice antes de seguir. Si no coge el teléfono, el coche se queda parado en el elevador ocupando un puesto de trabajo. A eso se suma pedir el recambio al proveedor, cuadrar la garantía, hacer la factura al recoger y, con suerte, acordarse de avisar de la próxima revisión.
El resultado es un mostrador reactivo, puestos de elevador bloqueados esperando autorizaciones, clientes que se van a otro taller porque nadie les cogió el teléfono, y una base de clientes enorme que nunca vuelve porque a nadie le da tiempo a recordarles la ITV o el cambio de aceite.
El técnico desmonta, encuentra algo más y necesita el visto bueno del cliente para continuar. Localizarlo por teléfono, explicarle el sobrecoste y esperar a que decida puede tener el coche parado horas, bloqueando un puesto de trabajo que podría estar facturando.
Buena parte de las llamadas son para lo mismo: pedir cita, preguntar si el coche está listo o cuánto va a costar. Atenderlas una a una satura al mostrador en las horas punta y deja llamadas perdidas, que son clientes que acaban llamando al taller de al lado.
Cuando la reparación termina, avisar al cliente depende de que alguien se acuerde y tenga un hueco para llamar. Mientras tanto el vehículo ocupa sitio en el patio y el cliente sigue sin coche, impaciente y sin saber nada.
Cada cliente tiene una fecha de ITV y un intervalo de kilómetros para la revisión, pero recordárselo exige revisar la base uno a uno y llamar. En la práctica no se hace, y se pierden revisiones y pre-ITV que habrían entrado con un simple aviso automático.
El cliente pide precio, el mostrador tiene que pararse a prepararlo entre coche y coche, y para cuando lo envía el cliente ya ha llamado a otros dos talleres. Un presupuesto que llega al momento y con seguimiento cierra muchas más órdenes.
Un taller acumula miles de matrículas a lo largo de los años, pero sin campañas de reactivación la mayoría no regresa. No es que se hayan ido enfadados: simplemente nadie les ha dado un motivo ni un recordatorio para volver.
El cliente pide cita desde el móvil eligiendo día, franja y tipo de servicio (revisión, neumáticos, chapa) según los puestos y la carga real del taller. La cita entra directa en el software de gestión sin que el mostrador teclee nada.
Cuando aparece una reparación extra, el sistema envía al cliente el presupuesto con el detalle y botones de autorizar o rechazar. El técnico ve la respuesta al momento y sigue trabajando sin que el coche se quede parado esperando una llamada.
El cliente recibe mensajes en cada fase: 'vehículo recepcionado', 'en diagnóstico', 'esperando recambio', 'su coche está listo para recoger'. Menos llamadas de '¿ya está?' y un cliente que se siente informado en todo momento.
El sistema guarda la fecha de la próxima ITV de cada vehículo y avisa al cliente con antelación, ofreciéndole una pre-ITV o gestión de la cita. Una fuente de trabajo recurrente que hoy se pierde por completo.
Según los kilómetros y la fecha de la última revisión, el flujo detecta cuándo toca el cambio de aceite, filtros o correa y propone cita automáticamente. El coche vuelve al taller que se lo recordó, no al primero que encuentre.
Antes del verano, campaña de aire acondicionado; en otoño, neumáticos de invierno y batería; antes de vacaciones, revisión pre-viaje. Segmentadas por tipo de vehículo y enviadas solas en el momento oportuno.
Cuando la orden necesita una pieza, se genera el pedido al proveedor y se avisa al cliente del plazo. Al llegar el recambio, el sistema notifica al mostrador y reactiva la reparación que estaba en espera.
Al cerrar la orden de reparación, la factura se genera sola con las mano de obra y los recambios, se envía al cliente y, cuando aplica, con el enlace de pago para que abone antes de recoger.
El sistema controla la garantía de las reparaciones y de los recambios, avisa al cliente y deja constancia, evitando discusiones y reforzando la confianza en el taller.
Tras entregar el vehículo, se pide al cliente una valoración rápida y, si está satisfecho, se le invita a dejar una reseña en Google. La reputación online es lo que decide qué taller elige el que no te conoce.
El flujo detecta las matrículas que llevan meses sin pasar y lanza una campaña personalizada ('hace un año de tu última revisión') para traer de vuelta a clientes dormidos sin trabajo del mostrador.
Un agente de voz atiende las llamadas cuando el mostrador está ocupado o fuera de horario: da cita, informa del estado de una reparación por matrícula y pasa a una persona solo lo que lo necesita. Cero llamadas perdidas sin ampliar plantilla.
Con la autorización por WhatsApp resuelta en minutos, el técnico continúa sin dejar el coche bloqueando un puesto. Más órdenes cerradas al día con los mismos elevadores.
Cita, avisos de estado y preguntas frecuentes se automatizan, así que la recepción deja de vivir pegada al teléfono y atiende mejor al cliente que tiene delante en el mostrador.
Los recordatorios de ITV, mantenimiento y campañas estacionales convierten tu base de clientes en una fuente constante de entradas, sin depender de que alguien se acuerde de llamar.
El cliente sabe en todo momento cómo va su coche y recibe un trato puntual por WhatsApp. Esa tranquilidad es lo que hace que vuelva y que te recomiende.
La solicitud automática de valoración tras cada entrega mejora tu puntuación en Google, que es lo primero que mira quien busca taller cerca.
Las órdenes generan la factura automáticamente al cerrarse, con enlace de pago cuando conviene, reduciendo impagos y papeleo a final de mes.
Conectamos con las herramientas habituales en talleres de automoción:
Cuéntanos cómo trabaja tu taller y te diremos qué procesos puedes automatizar primero para no parar los elevadores, descargar el teléfono y traer de vuelta a tus clientes con la ITV y el mantenimiento. Auditoría gratuita, sin compromiso.
Cuando el técnico detecta una reparación no prevista, el sistema envía al cliente el presupuesto detallado con botones de autorizar o rechazar. El cliente decide desde el móvil en segundos y el taller ve la respuesta al instante, sin tener que estar llamando ni dejar el coche parado.
Sí. El cliente recibe mensajes automáticos según avanza su vehículo: recepcionado, en diagnóstico, esperando recambio y listo para recoger. Reduce muchísimo las llamadas de '¿ya está mi coche?' y mejora la percepción del servicio.
Sí. Guardamos la fecha de la próxima ITV y el intervalo de mantenimiento de cada vehículo, y el sistema avisa al cliente con antelación ofreciéndole cita. Es una de las automatizaciones que más trabajo recurrente genera desde el primer mes.
En la mayoría de casos sí, mediante API o conectores. Si tu programa de gestión no permite integración directa, buscamos la vía más estable antes de proponerte nada, para que no tengas que teclear las cosas dos veces.
No. Se ocupa de lo repetitivo —dar cita, informar del estado por matrícula, responder horarios— sobre todo cuando el mostrador está ocupado o fuera de horario. Siempre puede pasar la llamada a una persona para lo que necesita trato humano.
Sí. Segmentamos tu base por tipo de vehículo y temporada y el sistema envía la campaña sola en el momento oportuno: revisión de aire antes del verano, neumáticos y batería en invierno, revisión pre-viaje antes de vacaciones.
Podemos conectar la gestión de recambios para generar el pedido al proveedor cuando la orden lo necesita, avisar al cliente del plazo y reactivar la reparación en cuanto la pieza llega. El nivel de integración depende de tu proveedor.
Sí. Al cerrar la orden de reparación, la factura se genera con la mano de obra y los recambios, se envía al cliente y, si quieres, con enlace de pago para que abone antes de recoger. Se conecta con Holded o tu programa de facturación.
La cita online y los avisos de estado por WhatsApp pueden estar operativos en 1-2 semanas. Un proyecto más completo con autorización de presupuestos, recordatorios de ITV y recepcionista IA suele tardar entre 3 y 6 semanas, con entregas parciales para empezar a notarlo cuanto antes.
Sí, es lo que recomendamos: empezar por los avisos de estado y la cita online, que descargan el teléfono desde el primer día, ver el resultado y decidir después qué más automatizar.
Sí. De hecho es donde más se nota, porque no hay un mostrador dedicado y las llamadas interrumpen directamente el trabajo bajo el elevador. Automatizar cita, avisos y autorizaciones libera muchas horas útiles.
Depende de cuántos procesos automatices y de tu software actual. La mayoría de proyectos se amortizan en pocos meses solo con el tiempo de elevador recuperado y el trabajo recurrente de ITV y mantenimiento. Te damos un presupuesto cerrado tras la auditoría gratuita.
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