Registra, concilia y clasifica tu contabilidad automáticamente con OCR e IA.
La contabilidad de casi cualquier empresa se sostiene sobre una cadena de tareas manuales que se repite mes tras mes: alguien abre el correo, descarga las facturas de proveedor, las teclea una a una en el programa contable, imputa la cuenta, el IVA y el centro de coste, y al final del mes se sienta a cuadrar el extracto del banco línea por línea. Es un trabajo imprescindible, pero es también el más propenso a errores, el que primero se acumula cuando sube el volumen y el que nadie quiere hacer. Automatizar la contabilidad consiste en que toda esa cadena se ejecute sola, con supervisión humana solo donde de verdad hace falta criterio.
No se trata de cambiar tu programa contable ni de aprender otra herramienta más. Se trata de poner OCR e inteligencia artificial delante de tu Holded, tu A3 o tu Sage para que las facturas se capturen, se lean, se contabilicen y se concilien con el banco automáticamente, y de que tu equipo pase de teclear a supervisar. El impacto es directo y medible: un departamento contable que dedicaba el 70% del tiempo a introducir datos pasa a dedicarlo a revisar, analizar y cerrar más rápido.
En automatización contable la clave no es solo la velocidad, es la fiabilidad. Un asiento mal imputado o una conciliación que no cuadra se arrastra hasta el cierre y hasta el modelo trimestral. Cuando el proceso está automatizado con reglas claras y trazabilidad de cada asiento, los errores caen drásticamente y el cierre deja de ser una carrera contrarreloj a fin de mes.
La automatización contable es el conjunto de flujos que capturan, contabilizan y concilian la información financiera de una empresa sin intervención manual salvo en las excepciones. Combina tres tecnologías: OCR inteligente para extraer los datos de las facturas y tickets aunque cada proveedor use un formato distinto, motores de reglas e IA para decidir el asiento (cuenta contable, tipo de IVA, centro de coste, cuenta de proveedor), e integración por API con el software contable para que el apunte entre directamente en el libro sin copiar y pegar.
Conviene distinguirla de dos cosas con las que se confunde. No es simplemente digitalizar facturas: escanear un PDF y guardarlo en una carpeta no contabiliza nada. Y no es la contabilidad clásica con plantillas de Excel: eso sigue exigiendo teclear. Automatizar es que la factura entre por el correo y salga como asiento contabilizado y conciliado con su cobro o pago, con un registro de auditoría que dice qué se hizo, con qué datos y cuándo.
El objetivo no es sustituir al contable, es cambiar su trabajo. La máquina se encarga de la parte mecánica y repetitiva —leer, imputar, casar movimientos— y la persona se encarga de lo que exige criterio: las facturas dudosas, las provisiones, los ajustes, el análisis. El resultado es una contabilidad viva, al día y con el error mecánico prácticamente eliminado.
Descargar del correo cada factura de proveedor, abrir el programa contable, teclear proveedor, base, IVA, cuenta y fecha, y repetirlo cien o mil veces al mes es la mayor sangría de horas del departamento. Es trabajo de baja cualificación hecho por personas caras, y además cansa y desmotiva. El OCR con IA lee la factura y genera el asiento en segundos, con lo que esas horas vuelven íntegras al equipo.
Cuadrar el extracto del banco contra los apuntes contables línea a línea es tedioso y se hace tarde, normalmente a final de mes cuando ya hay prisa. Los movimientos que no casan se acumulan, se arrastran y acaban convertidos en un cuadre imposible. La casación automática empareja cada movimiento con su factura o asiento en tiempo real y deja para revisión solo lo que no cuadra.
Un IVA mal imputado, un proveedor duplicado o una factura contabilizada dos veces no se ven hasta el cierre trimestral, cuando corregirlos cuesta el triple y a veces obliga a rectificar un modelo ya presentado. Con reglas de validación automáticas, el sistema detecta el duplicado, el importe raro o la cuenta improbable en el momento de contabilizar, no tres meses después.
Cuando la información se introduce a mano y a golpes, los libros nunca reflejan la realidad de hoy: reflejan lo de hace dos o tres semanas. Eso hace imposible tomar decisiones con datos al día, saber la tesorería real o anticipar un problema de liquidez. Automatizada, la contabilidad está permanentemente actualizada y los estados financieros son consultables en cualquier momento.
Si facturar el doble significa contratar a otra persona para teclear el doble de facturas, el crecimiento se come el margen. En una asesoría, aceptar más clientes implica más horas de introducción de datos que no se pueden facturar bien. Automatizar rompe esa relación: el mismo equipo absorbe mucho más volumen porque la parte mecánica ya no la hacen personas.
El flujo arranca donde llegan los documentos: una bandeja de correo dedicada, una carpeta de Google Drive o SharePoint, un buzón de WhatsApp para tickets, o el propio portal donde los clientes suben sus facturas. Todo lo que entra se recoge automáticamente, se convierte a un formato uniforme y se pone en cola de procesamiento. No hay que descargar ni reenviar nada a mano.
El OCR con IA extrae los campos de cada factura —proveedor, CIF, número, fecha, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención, total— aunque cada proveedor use su propio diseño y aunque el documento venga como PDF, foto o escaneo. A diferencia del OCR clásico, el modelo entiende el contexto: distingue la base del total, identifica varios tipos de IVA en la misma factura y reconoce al proveedor aunque el nombre venga abreviado.
Con los datos extraídos, el sistema decide el asiento. Un motor de reglas asigna la cuenta contable, el tipo de IVA y el centro de coste según el proveedor y el concepto, y la IA resuelve los casos nuevos aprendiendo de cómo se imputaron facturas parecidas antes. Cada proveedor recurrente queda memorizado, de modo que la segunda factura del mismo proveedor se contabiliza sola con total fiabilidad.
El flujo conecta con la cuenta bancaria vía API o Norma 43 y empareja cada movimiento del extracto con su factura o asiento: un cobro con su factura emitida, un pago con su factura de proveedor, una comisión con su cuenta de gasto. La casación usa importe, fecha, concepto y referencia, y resuelve automáticamente la inmensa mayoría. Lo que no casa se marca para revisión, en lugar de quedar oculto.
El asiento no se queda en un limbo: entra directamente en tu programa contable —Holded, A3, Sage, Odoo, Contasol— mediante su API o su importador, con proveedor, cuenta, IVA y adjunto de la factura enlazado. Cuando no hay API, generamos el fichero de importación en el formato que el programa espera. El resultado es el libro diario poblado sin que nadie haya tecleado un apunte.
La persona no revisa las mil facturas: revisa las diez que el sistema ha marcado como dudosas por importe atípico, proveedor nuevo, posible duplicado o falta de un dato fiscal. Todo lo demás se contabiliza en silencio. Cada asiento guarda su traza —documento original, datos extraídos, regla aplicada, quién validó— de modo que el cierre y una eventual inspección se afrontan con la documentación completa y ordenada.
El beneficio inmediato es la desaparición de la introducción manual de facturas. Un departamento que dedicaba tres semanas de cada mes a picar datos pasa a revisar excepciones en unas horas, y recupera tiempo para análisis, control de gestión y atención al cliente, que es donde un contable aporta valor de verdad.
Con las facturas contabilizadas al día y la conciliación resuelta en continuo, el cierre mensual deja de ser una acumulación de trabajo atrasado. Los modelos trimestrales se preparan sobre datos ya cuadrados, y el cierre del ejercicio se acorta de semanas a días.
Al eliminar la transcripción manual desaparecen los errores de dedo, los importes cambiados, los IVA mal imputados y los proveedores duplicados. Las validaciones automáticas detectan lo anómalo antes de que entre en el libro, no en la inspección.
Cuando la información entra sola y se concilia en continuo, los estados financieros reflejan la situación de hoy. Se puede consultar la tesorería real, el resultado del mes en curso o la deuda con un proveedor sin esperar al cierre. Eso convierte la contabilidad en una herramienta de decisión, no en un trámite fiscal a posteriori.
Como la parte mecánica ya no la hacen personas, el mismo equipo absorbe muchas más facturas, más clientes o más filiales sin contratar. Para una asesoría es margen directo; para una empresa, capacidad de crecer sin que el back office se convierta en cuello de botella.
Extrae los datos de facturas, tickets y albaranes aunque cada proveedor use un formato distinto y aunque el documento venga como PDF, foto o escaneo. A diferencia del OCR de plantilla, entiende el contexto: separa base y total, reconoce varios tipos de IVA y normaliza los datos del proveedor.
Resuelven la parte que antes exigía criterio: deciden la cuenta contable de una factura nueva, clasifican el gasto, interpretan conceptos ambiguos y aprenden de cómo se imputaron facturas similares. Son también los que leen los correos con facturas adjuntas y los que redactan las notas de revisión.
Orquestan el flujo de principio a fin: recogen los documentos, llaman al OCR, aplican las reglas, escriben en el programa contable y gestionan los avisos. n8n autoalojado es la opción cuando los datos contables no pueden salir del entorno del cliente; Make cuando prima la rapidez de implantación.
Conectamos con el ERP contable y con el banco por sus APIs oficiales, y cuando no hay API generamos el fichero en el formato que el programa espera. La Norma 43 y el CSB permiten importar el extracto bancario para la casación automática de movimientos.
Un motor de reglas comprueba cada asiento —duplicados, importes atípicos, datos fiscales incompletos, cuentas improbables— y deja para revisión solo lo dudoso. Cada asiento guarda su registro de auditoría con documento origen, datos extraídos y validación.
Nos conectamos con las herramientas que ya usas:
Es donde la automatización contable da el retorno más alto: el volumen documental de decenas o cientos de clientes convierte el OCR y la contabilización automática en decenas de horas liberadas y en capacidad para crecer sin ampliar plantilla.
Muchos cobros por varias pasarelas y muchas facturas de gasto recurrente (publicidad, SaaS, logística) hacen que la conciliación automática y la captura de gastos ahorren un tiempo enorme y mantengan la tesorería fiable.
Fabricantes, distribuidoras y hostelería reciben cientos de facturas de proveedor al mes; el OCR con reglas por proveedor elimina el tecleo y previene duplicados y errores de IVA.
Consultoras, agencias e ingenierías con muchos tickets, dietas y desplazamientos se benefician de la captura de gastos en el momento y de la imputación automática por proyecto y empleado.
Cualquier pyme con un contable o un pequeño equipo financiero puede pasar de dedicar el mes a picar datos a dedicarlo a control de gestión, con la contabilidad siempre al día.
Analizamos tu volumen de facturas, tus proveedores recurrentes, tu programa contable y cómo concilias hoy. Detectamos dónde está el mayor ahorro y qué es automatizable sin fricción. Sin coste y sin compromiso.
Definimos el mapa de contabilización —cuentas, IVA, centros de coste por proveedor y concepto— y las reglas de conciliación, y te presentamos el ahorro estimado en horas y el orden de implantación que antes devuelve la inversión.
Montamos el flujo de captura, OCR, contabilización y conciliación, y lo conectamos con tu programa contable y tu banco. Lo probamos en paralelo con tu proceso actual hasta que la fiabilidad es plena.
Monitorizamos la precisión, afinamos las reglas con cada mes de datos y ampliamos a nuevos flujos (facturación, cobros, gastos). El sistema mejora a medida que aprende de tus proveedores.
| Semana 1 | Auditoría contable, análisis de volumen y proveedores, y mapa de reglas de contabilización. |
| Semanas 2–3 | Construcción del flujo de OCR y contabilización, e integración con el programa contable y el banco. |
| Semana 4 | Pruebas en paralelo con casos reales, ajuste de reglas y formación del equipo en la supervisión por excepción. |
| A partir del mes 2 | Conciliación bancaria automática en marcha y ampliación a gastos, cobros o facturación según prioridad. |
El cálculo es directo. Si contabilizar y conciliar ocupa a una persona 100 horas al mes a un coste cargado de 22 €/hora, son 2.200 €/mes o 26.400 €/año solo en esa tarea. Automatizar el 80% de ese trabajo devuelve del orden de 21.000 €/año en tiempo, cada año, y el coste de implantación es una fracción de esa cifra que se paga una vez.
En la práctica, un proyecto de automatización contable se amortiza en menos de 3 meses. En una asesoría el retorno es aún mayor, porque el tiempo liberado no solo se ahorra: se convierte en capacidad para aceptar más clientes sin contratar, es decir, en facturación adicional con el mismo equipo. A eso se suma un ahorro difícil de cuantificar pero muy real: los errores que ya no llegan al cierre ni a una inspección.
Solicita tu auditoría gratuita: analizamos tu proceso y te decimos exactamente cuánto puedes ahorrar antes de que decidas nada.
Sí. Nos integramos con Holded, A3 de Wolters Kluwer, Sage, Odoo, Contasol y otros mediante su API. Cuando el programa no tiene API, generamos el fichero de importación en el formato que espera, de modo que el asiento entra igualmente sin teclear.
Con proveedores recurrentes la precisión es prácticamente total, porque el sistema memoriza cómo se contabilizó cada uno. Con facturas nuevas la IA acierta la gran mayoría y marca para revisión las dudosas, así que nunca entra un asiento erróneo sin que alguien lo vea.
Importamos el extracto por la API del banco o por Norma 43 y emparejamos cada movimiento con su factura o asiento usando importe, fecha, concepto y referencia. La mayoría casa sola; lo que no cuadra se marca para revisión en lugar de quedar oculto hasta el cierre.
Sí. Usamos conexiones oficiales y cifradas, con los datos alojados en Europa y cumplimiento del RGPD. Cada asiento guarda trazabilidad completa —documento origen, datos extraídos, regla aplicada y validación— y si tu sector lo exige podemos desplegar el sistema 100% autoalojado para que nada salga de tu entorno.
No. Sustituye la parte mecánica —teclear facturas, casar movimientos— no el criterio profesional. El contable pasa de introducir datos a supervisar, analizar y cerrar, que es donde aporta valor. Para una asesoría es lo contrario a una amenaza: es poder atender más clientes sin ampliar equipo.
El OCR con IA reconoce varios tipos de IVA en una misma factura y las reglas contemplan operaciones intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo y retenciones. Estas son precisamente las facturas donde más errores manuales se producen y donde la automatización más ayuda.
La captura y contabilización automática de facturas suele estar operativa en 2–4 semanas. La conciliación bancaria se añade poco después. Empezamos siempre por el proceso de mayor volumen para que el ahorro se note desde el primer mes.
Sí, aunque el retorno es proporcional al volumen. Para una pyme con decenas de facturas al mes ya compensa, y para una asesoría o una empresa con cientos, el ahorro es muy alto. En la auditoría gratuita te decimos si en tu caso concreto sale a cuenta.
Los empleados envían el ticket por WhatsApp o app en el momento del gasto; el OCR lo lee, lo asocia al empleado y al proyecto, aplica la regla de IVA correcta y genera el asiento. Así los gastos entran el mismo día y con la imputación adecuada, en lugar de llegar tarde y desordenados.
El flujo incluye validaciones automáticas —duplicados, importes atípicos, datos fiscales incompletos— y marca esos casos para revisión humana. La persona resuelve solo las excepciones; el resto se contabiliza en silencio. Nada entra en el libro sin pasar los controles.
Depende del volumen y de las integraciones, pero la referencia es clara: la mayoría de proyectos se amortizan en menos de 3 meses solo con el tiempo ahorrado. En la auditoría gratuita te damos una estimación concreta antes de que decidas nada.
Sí, es lo habitual. Arrancamos por la contabilización automática de facturas, que es donde está el grueso del ahorro, y una vez funcionando ampliamos a conciliación bancaria, gastos o facturación con la confianza ya ganada.
Sí. Los asientos respetan el plan contable, los tipos de IVA y las retenciones vigentes, y el sistema mantiene la trazabilidad de cada apunte con su documento original enlazado, lo que facilita tanto el cierre como cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria.