Una asistente IA que gestiona tu agenda, correos y recordatorios.
Un directivo pierde entre una y tres horas al día en microgestión: revisar la bandeja de entrada, decidir a qué correo responder primero, encajar reuniones que se pisan, buscar los datos de un cliente antes de una llamada, apuntar tareas que salen de una conversación y perseguir las que dejó a medias. Nada de eso hace crecer el negocio, pero se lleva por delante las mejores horas del día. La secretaria IA existe para devolverte esas horas.
No es un chatbot ni un recepcionista que atiende al de fuera. Es un asistente interno que trabaja para ti y para tu equipo: conoce tu agenda, tu correo, tus proyectos y tu forma de escribir. Filtra el ruido, prepara el terreno antes de cada reunión, redacta borradores con tu tono y no deja que se te olvide ningún compromiso. Tú decides; ella se ocupa de todo lo que hay alrededor de esa decisión.
La diferencia con contratar a una persona para estas tareas es doble: coste y disponibilidad. La secretaria IA trabaja a cualquier hora, no se satura con el volumen y ejecuta las tareas repetitivas en segundos, dejando a las personas de tu equipo el criterio, la relación y lo que de verdad exige cabeza.
La secretaria IA es un asistente ejecutivo digital que orquesta la gestión de tu agenda, tu correo y tus tareas usando modelos de lenguaje conectados a las herramientas que ya usas. No sustituye a Google Calendar, Gmail o tu gestor de tareas: se sienta encima de ellos y hace el trabajo que antes hacías tú de forma manual, moviéndote de aplicación en aplicación.
Técnicamente es una capa de automatización (montada sobre Make o n8n) que combina tres cosas: acceso por API a tu calendario y tu correo, un modelo de IA (OpenAI o Claude) que entiende contexto y redacta como tú, y un conjunto de reglas que definen qué puede hacer sola y qué debe pasarte para que decidas. Aprende tu tono a partir de correos que ya has enviado, tus prioridades a partir de con quién sí y con quién no quieres reunirte, y tus procesos a partir de cómo trabajas hoy.
Conviene distinguirla de la recepcionista IA. La recepcionista mira hacia fuera: atiende llamadas, informa a clientes y agenda citas de terceros. La secretaria IA mira hacia dentro: es el asistente personal del directivo o del equipo, y su cliente eres tú. Una gestiona a quien llama a la puerta; la otra gestiona tu día.
Abres el correo para una cosa concreta y sales de él media hora después habiendo respondido a diez asuntos que no eran urgentes. Sin un filtro, lo que grita más fuerte gana, no lo que más importa. La secretaria IA clasifica cada correo por urgencia y remitente, resume los hilos largos y te presenta primero lo que de verdad requiere tu atención, con un borrador de respuesta ya preparado.
La agenda se llena de huecos mal encajados, reuniones sin sala, llamadas para las que nadie ha reunido los datos. Llegas a la reunión y pierdes los primeros diez minutos recordando de qué iba. La secretaria IA protege tus bloques de foco, evita solapes, y antes de cada cita te pasa un dossier: quién es, historial reciente, últimos correos y puntos a tratar.
De cada reunión salen tres o cuatro acciones —'te mando la propuesta', 'lo hablamos el jueves', 'reviso y te digo'— y la mitad no se apunta en ningún sitio. Dos semanas después, un cliente reclama algo que prometiste y no recuerdas. La secretaria IA extrae las tareas de tus correos y notas de reunión, las asigna con fecha y te recuerda las que se acercan al vencimiento.
Confirmaciones, reprogramaciones, seguimientos, respuestas de cortesía, envíos de documentos. Una parte grande de tu correo es texto que ya has escrito cien veces con pequeñas variaciones. La secretaria IA redacta esos borradores con tu estilo para que solo tengas que leer, ajustar una frase y enviar, o incluso enviarlos sola en los casos que autorices.
Cuando la microgestión no la haces tú, la hace un asistente o un miembro del equipo que podría estar en algo de más valor. Buscar huecos comunes para una reunión de seis personas, perseguir confirmaciones o recopilar documentos es trabajo que la IA hace en segundos y que libera a personas para tareas que sí exigen criterio.
Conectamos tu Google Calendar o Outlook y tu Gmail o correo de Microsoft 365 mediante sus APIs oficiales (Google API y Microsoft Graph), con permisos acotados a lo que la secretaria necesita y sin sacar tus datos de tu entorno. Defines desde el principio a qué carpetas, etiquetas o calendarios accede y a cuáles no.
La secretaria IA analiza una muestra de correos que ya has enviado para calcar tu estilo: cómo saludas, cómo despides, cómo dices que no. Definimos contigo tus reglas: quién es prioritario, qué asuntos son urgentes, cuándo proteges bloques de foco, qué reuniones aceptas por defecto y cuáles necesitan tu visto bueno.
Cada correo que entra se clasifica con IA por tipo (cliente, proveedor, interno, comercial, ruido), urgencia y acción necesaria. Los hilos largos se resumen en dos líneas. Lo importante sube arriba con un borrador de respuesta; lo secundario se archiva o agrupa; lo que es tarea encubierta se convierte en tarea con fecha.
La secretaria propone horarios, encaja reuniones evitando solapes y respetando tus preferencias (nada antes de las 9, viernes por la tarde libre), envía las invitaciones, gestiona las confirmaciones y reprograma cuando alguien pide cambio. Para reuniones de grupo, busca el hueco común sin la típica cadena de correos.
Antes de cada cita relevante, genera un briefing con el contexto: quién asiste, historial, últimos intercambios, documentos vinculados y puntos a tratar. Después, de las notas o del correo posterior extrae los acuerdos, crea las tareas en tu gestor (Notion, Asana, Trello, ClickUp) y programa los recordatorios de seguimiento.
Tú marcas la frontera: qué envía sola y qué te pasa para aprobar. Lo sensible siempre pasa por ti. Cada semana afinamos las reglas con lo aprendido —correos que clasificó mal, tonos que ajustar, reglas nuevas— para que cada mes necesite menos supervisión y acierte más.
Una a tres horas diarias de microgestión desaparecen de tu jornada. Ese tiempo vuelve a lo que solo tú puedes hacer: pensar, vender, decidir, estar con tu equipo y tus clientes en lugar de con tu bandeja de entrada.
Cada compromiso que sale de un correo o una reunión queda registrado, con fecha y recordatorio. Dejas de vivir con la sensación de que algo se te escapa, porque no se escapa: la secretaria IA no se olvida ni se distrae.
Con el briefing en la mano, entras a cada cita sabiendo con quién hablas, qué pasó la última vez y qué quieres conseguir. Se acabaron los primeros diez minutos de recordar el contexto.
Los borradores con tu tono hacen que responder deje de ser una tarea y pase a ser un vistazo. Los clientes reciben respuesta antes, con mejor forma, y tu bandeja deja de acumular deuda.
Tienes un asistente ejecutivo trabajando a cualquier hora por una fracción del coste de una contratación, que además no se satura cuando el volumen de correo o reuniones se dispara.
El motor que entiende tus correos, resume hilos, clasifica por prioridad y redacta con tu tono. Es lo que convierte una bandeja caótica en una lista ordenada de decisiones con el borrador ya escrito.
Orquestan todo el flujo: escuchan la llegada de correos y eventos de calendario, llaman a la IA, actualizan tu gestor de tareas y disparan los recordatorios. n8n, autoalojable, cuando el dato debe quedarse íntegramente en tu entorno.
Dan acceso seguro y granular a tu Gmail, Outlook, Calendar y contactos. Permiten leer, clasificar, redactar borradores y crear eventos con permisos acotados y revocables en cualquier momento.
Conectores oficiales con Notion, Asana, Trello, ClickUp o Todoist para que las tareas que la secretaria extrae aparezcan donde tu equipo ya trabaja, no en un sistema aislado más.
Nos conectamos con las herramientas que ya usas:
Los socios manejan un volumen alto de correo, expedientes y reuniones con cliente donde llegar preparado y responder a tiempo marca la diferencia. La secretaria IA les devuelve horas de gestión y evita plazos dilatados.
Con equipos que viven de reuniones y proyectos, cuadrar agendas y no perder ninguna tarea acordada es crítico. Automatizarlo libera al asistente y a los propios consultores.
El fundador o gerente que hace de todo es quien más nota recuperar una a tres horas diarias de microgestión para dedicarlas a hacer crecer el negocio.
Coordinar clientes, proveedores creativos y plazos genera un correo constante y muchos compromisos abiertos; la secretaria IA mantiene el control sin sumar carga administrativa.
Donde el seguimiento a tiempo cierra ventas, la secretaria IA garantiza que ningún correo importante ni ningún compromiso comercial se quede sin respuesta.
Analizamos cómo gestionas hoy agenda, correo y tareas, cuánto tiempo te llevan y dónde están las mayores fugas. Sin compromiso y sin coste.
Conectamos tus herramientas, entrenamos el tono con tus correos y definimos contigo las reglas de prioridad y la frontera entre lo que la secretaria hace sola y lo que te pasa para aprobar.
Arrancamos en modo supervisado: la secretaria propone y tú apruebas, para que veas cómo trabaja y ganes confianza antes de dejar que ejecute sola lo repetitivo.
Afinamos las reglas con el uso real y vamos ampliando lo que gestiona de forma autónoma a medida que aciertas a delegar más.
| Semana 1 | Auditoría, conexión segura de agenda y correo, y definición de reglas y tono. |
| Semana 2 | Puesta en marcha del triaje de bandeja y la gestión de agenda en modo supervisado. |
| Semana 3 | Activación de briefings de reunión, extracción de tareas y recordatorios de seguimiento. |
| A partir de la semana 4 | Ampliación de lo que gestiona sola y mejora continua según el uso real. |
El cálculo es directo. Si un directivo dedica 2 horas al día a gestionar correo, agenda y tareas —unas 40 horas al mes— y su hora cargada vale 60 €, son 2.400 €/mes de tiempo en microgestión. Recuperar solo el 60% de ese tiempo son cerca de 1.440 €/mes de valor devuelto, mes tras mes, sin contar el coste de oportunidad de las decisiones y ventas que ese tiempo permite.
Frente a contratar a un asistente ejecutivo (con un coste que rara vez baja de 1.800–2.500 €/mes) o frente al propio tiempo del directivo, la secretaria IA se amortiza en las primeras semanas. A partir de ahí, cada hora que deja de perderse en la bandeja es margen puro: más capacidad sin ampliar plantilla o, sencillamente, más foco donde de verdad importa.
Solicita tu auditoría gratuita: analizamos tu proceso y te decimos exactamente cuánto puedes ahorrar antes de que decidas nada.
La recepcionista IA mira hacia fuera: atiende llamadas de clientes, informa y agenda citas de terceros. La secretaria IA mira hacia dentro: es tu asistente personal y el de tu equipo, y gestiona tu agenda, tu correo y tus tareas. Una atiende a quien llama; la otra organiza tu día.
Solo los que tú definas. Configuramos permisos acotados por carpetas o etiquetas, y puedes excluir cuentas o remitentes. Los datos se procesan en tu entorno con conexiones oficiales cifradas y puedes revocar el acceso en cualquier momento.
Sí. Aprende tu tono a partir de correos que ya has enviado y prepara borradores para que solo revises, ajustes una frase y envíes. En los casos repetitivos que autorices expresamente (confirmaciones, envíos rutinarios), puede enviarlos sola.
Solo si tú lo decides, y solo para los tipos de mensaje que marques como seguros. Todo lo sensible o no rutinario pasa siempre por tu aprobación. La frontera entre lo automático y lo supervisado la defines tú, y se puede ampliar o estrechar cuando quieras.
Con ambos. Nos conectamos a Gmail y Google Calendar mediante la API de Google, y a Outlook y Microsoft 365 mediante Microsoft Graph, con permisos controlados. También con tu gestor de tareas: Notion, Asana, Trello, ClickUp o Todoist.
Analizamos una muestra de tus correos enviados para captar cómo saludas, cómo estructuras, cómo despides y cómo dices que no. El resultado son borradores que suenan a ti, no a plantilla genérica, y que puedes seguir afinando con el uso.
Sí. Encuentra huecos comunes entre varios calendarios, encaja reuniones respetando las preferencias de cada uno, envía y gestiona las invitaciones y evita solapes, eliminando la cadena de correos habitual para cuadrar una reunión de grupo.
Un resumen que la secretaria genera antes de cada cita relevante: quién asiste, historial reciente con esa persona o empresa, últimos correos intercambiados, documentos vinculados y puntos a tratar. Entras a la reunión con el contexto ya repasado.
Extrae los compromisos que aparecen en tus correos y notas de reunión —lo que prometes y lo que te prometen—, los convierte en tareas con fecha en tu gestor y te avisa cuando se acerca el vencimiento. Nada depende de que te acuerdes.
Sí. Usamos conexiones oficiales cifradas, permisos mínimos y cumplimiento del RGPD, con los datos en tu entorno. Para sectores especialmente sensibles montamos la solución sobre n8n autoalojado, de forma que el dato no sale de tu infraestructura.
La configuración básica de triaje de correo y agenda suele estar operativa en la primera semana. Los briefings de reunión y la extracción automática de tareas se activan en las semanas siguientes, siempre empezando por lo que más tiempo te ahorra.
No. La secretaria IA trabaja encima de tu Gmail, Outlook, Calendar y tu gestor de tareas actuales. No sustituye nada: hace por ti el trabajo manual de moverte entre esas aplicaciones.
Para ambas. Puede ser el asistente de un único directivo o dar servicio a varias personas del equipo con reglas y tonos distintos para cada una, compartiendo la coordinación de agendas cuando conviene.
Al principio revisas y corriges; cada corrección afina las reglas. Cada semana ajustamos lo que haya fallado, de modo que el sistema acierta más y necesita menos supervisión con el paso de las semanas. Lo importante nunca se pierde: en la duda, te lo pasa a ti.